使用智能回复前，先准备这些资料。

准备智能回复资料，可以从业务人员每天重复回答的问题开始。客户最常问什么，回答时通常要查哪份文件，需要先了解哪些条件？把这些问题整理出来，比把所有历史文件一次性交给系统更容易发现缺漏。

产品资料应当能对应到具体型号。规格、材质、用途、可选配置和限制尽量写清，不要把相似型号的条件混在一起。存在不同版本时，标明当前使用的版本，并指定一位业务人员负责确认。

价格、起订量、定制和交期经常带有前提。某个数量适用的价格，不一定适用于其他采购条件；某个地区的发货安排，也不能直接用于所有市场。不能给出固定答案的问题，应写明需要向客户了解什么，再由谁确认。

还需要安排人工处理。报价、合同条件以及资料中没有答案的问题，应当交给业务人员。转交时保留客户已经说过的型号、数量和目的地，避免客户反复填写相同信息。人员不在岗时如何处理，也要事先约定。

启用之前，用几组常见咨询检查回复。除了资料完整的问题，还要试试型号不明确、条件冲突和没有资料的情况。重点不是回答是否流畅，而是产品信息是否正确、有没有做出未经确认的承诺，以及该转人工时有没有转交。

之后要继续维护资料。产品停产、参数调整或运输安排变化时，应更新对应内容，并检查相关问题的回答。智能回复是一项需要业务人员参与的日常工作，不是配置一次就无需再管。